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Código de conducta

Nuestro compromiso

BlueAdvantage Administrators of Arkansas tiene el compromiso de desarrollar su negocio con integridad y de conformidad con todas las leyes federales, estatales y locales. Nos sentimos orgullosos de nuestra reputación de honestidad, principalmente debido a la conducta comercial ética de nuestros empleados. Hemos establecido un código de conducta que estipula estándares y normas para prácticas comerciales éticas para todos los empleados, los integrantes de nuestra junta directiva y todos nuestros socios comerciales. Nos complace presentar este código de conducta para que lo revise. Las preguntas o los comentarios acerca del código de conducta se pueden dirigir al Oficial de cumplimiento de BlueAdvantage, al 501-378-2577 o compliance@blueadvantagearkansas.com.

El código está dividido en una declaración de principios y 12 estándares. Puede hacer clic en cada estándar para ver los detalles de cada sección.

Declaración de principios

Luchar por el profesionalismo ético. Cada uno de nosotros debe hacer un esfuerzo por mantener un ambiente profesional que considere la ética y el cumplimiento como partes integrantes de todas nuestras decisiones comerciales.

 

Estándar 1

Como mínimo, el profesionalismo ético requiere cumplimiento legal. Por este motivo, debemos desarrollar el negocio de la compañía de conformidad con todas las leyes, reglamentaciones y obligaciones contractuales aplicables en todo momento.

Uno de los propósitos del programa de cumplimiento de la compañía es educar a cada uno de nosotros sobre nuestras obligaciones legales. La compañía está sujeta a una amplia variedad de leyes y reglamentaciones, algunas de las cuales se refieren, por ejemplo, a los requisitos para obtener una licencia, la precisión de los registros, cuestiones de confidencialidad, cuestiones relacionadas con el tratamiento del paciente, y al reembolso de los proveedores y la compañía por parte de Medicare. Por lo tanto, con el fin de cumplir con este estándar, cada uno de nosotros debe conocer las leyes, reglamentaciones y obligaciones contractuales aplicables a nuestras líneas de negocio, en particular aquellas que tienen que ver con nuestras funciones individuales. La compañía ofrecerá capacitación regular sobre cuestiones de cumplimiento en general, con programas específicos adaptados a cada una de nuestras líneas de negocio individuales.

Cada uno de nosotros es responsable de garantizar nuestro propio cumplimiento de las leyes, reglamentaciones y obligaciones contractuales que son aplicables a la compañía. También tenemos la responsabilidad de hacer preguntas cuando no estamos seguros acerca de la corrección o legalidad de una conducta en particular, y de denunciar casos específicos de incumplimiento de las leyes, reglamentaciones y obligaciones contractuales aplicables y de estos estándares, de los que tengamos o tomemos conocimiento.

Estándar 2

Informar datos con veracidad y precisión. Cada uno de nosotros debe tener cuidado especial para asegurarse de que la información se registre e informe con precisión y honestidad.

Cada uno de nosotros es responsable de garantizar que la información que registramos e informamos como parte de nuestras tareas diarias sea veraz y precisa. La divulgación de información veraz y precisa incluye el informe correcto del tiempo que hemos trabajado, nuestros gastos comerciales, nuestros propios datos de producción o desempeño y los datos de producción y desempeño de la compañía, y cualquier otra actividad relacionada con el negocio sobre la que debamos registrar y/o informar datos.

Es particularmente importante que cada uno de nosotros informe y registre la información relacionada con los contratos de la compañía de forma precisa y veraz. Ningún empleado de la compañía puede asignar costos intencionalmente a contratos de manera contraria a las disposiciones del contrato o de las prácticas de contabilidad correspondientes. Asimismo, ningún empleado de la compañía puede identificar erróneamente costos laborales en los registros de la compañía ni presentar o indicarle a otro empleado de la compañía que presente cargos por el tiempo invertido que no reflejen de forma precisa el tiempo efectivamente dedicado a un contrato en particular. Si tiene alguna pregunta sobre cómo se deben registrar los datos relacionados con un contrato en particular, hable con su supervisor, el departamento jurídico de la compañía y/o el oficial de cumplimiento de la compañía.

Este estándar además prohíbe específicamente la falsificación de cualquier información en cualquier registro o documento de la compañía. Si un compañero de trabajo o supervisor le pide o le indica que informe datos que no son precisos o veraces, o que falsifique datos en cualquier registro o documento de la compañía, no lo haga. Póngase en contacto con el oficial de cumplimiento de la compañía de forma inmediata y explíquele la situación y sus preocupaciones.

Todo empleado de la compañía que viole este estándar será objeto de una amplia variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despedido con justa causa, si correspondiese.

Estándar 3

Seguir las políticas de conservación de registros de la compañía. Cada uno de nosotros debe asegurarse de que todos los registros comerciales se conserven de conformidad con las políticas de conservación de registros de la compañía.

Los registros comerciales de la compañía, incluidos los registros médicos, se deben conservar de conformidad con las leyes, reglamentaciones y obligaciones contractuales, y con las políticas de conservación de registros y/o documentos de la compañía. Esto incluye registros en papel, información electrónica, como por ejemplo, archivos de computadora o correo electrónico, o información almacenada en cualquier otro medio. Ningún empleado de la compañía puede alterar los registros comerciales de la compañía ni eliminar o destruir registros comerciales de la compañía de manera contraria a las políticas de conservación de registros de la compañía. Si tiene alguna pregunta sobre las políticas de la compañía relativas a la conservación de un tipo de registro o documento en particular, pídale orientación a su supervisor.

Estándar 4

Proteger la información confidencial. Cada uno de nosotros debe proteger la integridad de la información confidencial en todo momento.

No debe divulgar información confidencial a personas ajenas a la compañía, a menos que tengan una necesidad legítima de contar con esa información y que hayan sido debidamente autorizadas por la gerencia de la compañía para recibirla. Con el fin de proteger la información confidencial, debe tomar medidas razonables para asegurarse de que las personas ajenas de la compañía no puedan tomar conocimiento de ella, sea de forma intencional o involuntaria. Esto requiere que tome medidas razonables para proteger la información confidencial, como por ejemplo, mantener los datos confidenciales en un lugar seguro de su oficina o área de trabajo y no hablar sobre la información confidencial con compañeros de trabajo en áreas públicas, como ascensores y taxis.

La información confidencial incluye información relacionada con las estrategias y operaciones comerciales de la compañía que no se hayan comunicado públicamente. Comprende información como precios y datos financieros, estrategias de marketing, software de computadora de propiedad exclusiva, invenciones, información sobre planes de fusiones y adquisiciones, información sobre nuestros empleados, e información sobre nuestros subcontratistas y proveedores. Además incluye los registros médicos y otros tipos de datos de los pacientes, cuya confidencialidad suele estar protegida en virtud de la ley del estado.

La compañía cuenta o contará con políticas de privacidad formales, como por ejemplo, la política de información médica específica del paciente y las políticas adoptadas para cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos, (HIPAA, por sus siglas en inglés). Los empleados que tengan en su poder cualquier información sujeta a estas políticas deben conocerlas y cumplirlas en todo momento.

Estándar 5

Evitar conflictos de intereses. Cada uno de nosotros debe asegurarse de no emprender actividades que entren en conflicto con nuestras responsabilidades como empleados de la compañía, o que de otro modo sean incompatibles con ellas.

Un conflicto de intereses se puede definir como una situación en la que sus intereses o actividades personales podrían influir en su criterio o sus decisiones y, por lo tanto, en su capacidad de actuar en beneficio de los intereses de la compañía. Un conflicto de intereses incluye actividades que quizás solo parezcan influir en su criterio o sus decisiones. Debido a que incluso la apariencia de un posible conflicto de intereses puede hacer que nuestros socios comerciales y clientes cuestionen nuestros motivos, debemos asegurarnos de que nuestros intereses personales no generen una situación de ese tipo.

Un conflicto de intereses entre nuestros intereses personales y nuestras responsabilidades profesionales suele estar caracterizado por situaciones en las que nosotros, o integrantes de nuestra familia, estamos en posición de recibir un beneficio personal, sea financiero o de otro tipo, como resultado de nuestra actuación en relación con la compañía. Por ejemplo, si usted o su cónyuge tienen un interés financiero en una empresa que busca hacer negocios con la compañía, su lealtad a la compañía estaría en conflicto directo con sus intereses financieros personales. El mismo conflicto se presentaría si usted o su cónyuge tienen un interés financiero en un competidor de la compañía. Asimismo, con el fin de evitar los conflictos prohibidos por este estándar, los empleados de la compañía deben divulgar todo interés financiero que ellos o sus familiares directos tengan en competidores de la compañía o en empresas que hacen negocios (o buscan hacer negocios) con la compañía.

Otro ejemplo de un conflicto de intereses sería cuando una empresa que busca hacer negocios con la compañía le ofrece un obsequio o un préstamo. Como se plantea en mayor detalle en el Estándar 6 a continuación, la aceptación de un obsequio o préstamo de un posible socio comercial podría comprometer su capacidad de actuar en beneficio de los intereses de la compañía y, por lo tanto, se debe rechazar. Esta prohibición no se aplica a las cortesías comerciales de rutina, que se tratan en mayor detalle en el Estándar 6 a continuación.

También debemos procurar asegurarnos de que todo empleo secundario que tengamos no genere un conflicto de intereses real o potencial. Por este motivo, los empleados de la compañía no pueden desempeñarse como consultores, directores, directivos o empleados de medio tiempo de competidores de la compañía, ni desempeñarse en dicho carácter para cualquier subcontratista, proveedor u otras personas que busquen hacer negocios con la compañía, a menos que dicha relación se haya divulgado por completo y por escrito a la compañía y a su oficial de cumplimento, y se haya tomado la determinación, tras la correspondiente revisión, de que se ha resuelto o mitigado cualquier conflicto de intereses real o potencial, con el objeto de evitar que se comprometa la lealtad del empleado o la integridad, la seguridad, la reputación y los intereses de la compañía.

El cumplimiento de este estándar requiere plena divulgación de parte de todos los empleados de la compañía. Por consiguiente, debe divulgar todos los conflictos de intereses reales o potenciales a la compañía para que esta pueda determinar si existe un conflicto y, de ser así, qué medidas se deben tomar para eliminarlo o evitarlo. Al menos una vez al año, la compañía distribuirá un cuestionario sobre conflictos de intereses a todos los directores, directivos, gerentes y otros empleados de la compañía. Las personas a quienes se les distribuya el cuestionario sobre conflictos de intereses deben responder todas las preguntas de forma completa y precisa y deben dar fe de la precisión de la información suministrada.

Las respuestas al cuestionario sobre conflictos de intereses serán revisadas por el abogado principal de litigios, quien recopilará la información adicional que se necesite, determinará si existen conflictos de intereses reales o potenciales, y si se requiere un plan de resolución o mitigación para atender esos conflictos de intereses reales o potenciales. El abogado principal de litigios luego clasificará las respuestas al cuestionario en categorías apropiadas, y presentará los cuestionarios sobre conflictos de intereses que se han completado al Comité de cumplimiento y código de conducta comercial de la Junta directiva con recomendaciones de los planes de mitigación específicos necesarios para atender los conflictos o posibles conflictos identificados. El abogado principal de litigios además trabajará con auditores externos para hacer un seguimiento con los empleados y supervisores afectados durante el año para verificar el cumplimiento del plan de mitigación. El informe de los auditores externos con respecto a esa revisión de seguimiento se presentará anualmente ante el Comité de cumplimiento y código de conducta comercial de la Junta directiva.

Estándar 6

No ofrecer ni aceptar sobornos. No acepte favores de posibles socios comerciales a cambio de sus decisiones comerciales, y no ofrezca favores a posibles clientes a cambio de un negocio.

 

Los empleados de la compañía tienen terminantemente prohibido ofrecer, entregar, solicitar y/o aceptar gratificaciones, sobornos y coimas. Ofrecer o aceptar un obsequio o una gratificación a cambio de un trato favorable o para conseguir un negocio es ilegal y puede hacerlo objeto a usted, como individuo, y hacerla objeto a la compañía, como organización, de acciones penales. Nunca debe ofrecer, entregar, solicitar ni aceptar artículos como dinero en efectivo, préstamos, cheques de regalo, viajes, invitaciones para asistir o participar en actividades, como por ejemplo, eventos deportivos o viajes de caza, u otros objetos de valor con el fin de conseguir un negocio o a cambio de adjudicar un negocio. Esta prohibición se aplica de manera global a todas nuestras relaciones comerciales, sean con el gobierno o con entidades del sector privado.

Debe estar especialmente atento en sus operaciones comerciales con socios comerciales actuales o potenciales, para asegurarse de que lo que podría interpretarse como una cortesía comercial de rutina en realidad no constituya un soborno. Una cortesía comercial de rutina es, por lo general, de bajo valor y está relacionada con un objetivo comercial legítimo, como la comida que se sirve en un desayuno de trabajo a clientes no gubernamentales, o una taza de café con el logotipo de la compañía que se entrega a un cliente no gubernamental. Una cortesía comercial de rutina no incluye una cena lujosa para un grupo grande de personas, un viaje de fin de semana, los gastos de viaje para reuniones de negocio, y otros gastos destinados a inducir a un cliente a entablar una relación contractual con la compañía. En la medida en que crea que las actividades sociales son útiles para mantener buenas relaciones con los clientes, debe coordinar de cerca con su gerencia y con el departamento jurídico de la compañía para asegurarse de que esas actividades no entren en conflicto con este estándar ni con las leyes federales, estatales o locales.

Debido a que los empleados del gobierno están sujetos a normas estrictas en lo que respecta a obsequios, comidas y otras cortesías comerciales, debemos tomar precauciones especiales para asegurarnos de que ningún empleado de la compañía ofrezca o proporcione obsequios, entretenimiento, comidas (al margen de refrigerios menores) o cualquier otra cosa de valor a un empleado del gobierno sin antes obtener la previa aprobación del departamento jurídico de la compañía.

Asimismo, debemos asegurarnos de que las relaciones comerciales que entablamos como compañía no entren en conflicto con este estándar ni con las leyes que prohíben los sobornos. Por ejemplo, si nosotros, como compañía, celebramos un acuerdo con un proveedor para suscribir acciones del proveedor a cambio de adjudicarle a ese proveedor una subcontratación en un contrato con el gobierno, el acuerdo de acciones probablemente se interprete como un soborno ilegal.

Del mismo modo, debemos estar especialmente atentos en el área de acuerdos de consultoría. En el contexto de los proveedores, se ha concluido que los acuerdos de consultoría entre entidades como hospitales, compañías de suministros médicos y laboratorios, por un lado, y médicos, por el otro lado, se han celebrado con el objeto de inducir derivaciones y, por lo tanto, violan la ley antisoborno de Medicare y Medicaid. Por ende, toda propuesta de acuerdo o contrato que vincule la contraprestación al valor del negocio previsto se debe remitir al departamento jurídico de la compañía para su revisión.

La violación de este estándar someterá al empleado de la compañía a una amplia variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despedido con justa causa, si correspondiese.

 

Estándar 7

Recordar siempre que el gobierno es un cliente único. Llevaremos a cabo nuestro negocio con el gobierno con el más elevado nivel de integridad y honestidad.

Una parte importante de nuestro negocio es el trabajo que realizamos en representación del gobierno federal, como por ejemplo, nuestro trabajo para el programa Medicare y el programa para empleados federales, junto con nuestros contratos con entidades del gobierno estatal y local. Cuando actuamos en calidad de contratista del gobierno, tenemos una obligación especial frente al gobierno (además de con el público en general) de asegurarnos de realizar ese trabajo con el más elevado nivel de integridad. Por consiguiente, todos debemos asumir un compromiso con el cumplimiento no solo de la letra sino también del espíritu de las leyes y reglamentaciones que se aplican a nuestro negocio de contratación con el gobierno.

Si bien todos los estándares analizados en este Código de conducta se aplican, desde luego, ya sea que el cliente sea el gobierno o una entidad privada, la naturaleza única de hacer negocios con el gobierno implica leyes y reglamentaciones particulares que normalmente no se aplican a las operaciones comerciales. Por ejemplo, en virtud del título 18 del Código de los Estados Unidos, constituye un delito realizar una reclamación de pago falsa a sabiendas al gobierno o realizar una declaración falsa a sabiendas al gobierno. Si falsifica datos que se presentan al gobierno, aunque no lo haga para obtener un pago para la compañía, habrá cometido un delito. Tanto usted como la compañía podrían ser objeto de acciones penales por su violación, y se podrían aplicar importantes penalidades y multas. Asimismo, se les podría prohibir tanto a usted, como individuo, como a la compañía, como organización, trabajar en proyectos del gobierno en el futuro, mediante la suspensión e inhabilitación o la exclusión.

Si exhibe cualquier conducta que ocasiona una violación de este estándar, será objeto de una amplia variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despido con justa causa, si correspondiese. Asimismo, la compañía podría tener la obligación de remitir sus acciones a las autoridades jurisdiccionales competentes, lo que podría desencadenar en un juicio penal para usted y la compañía.

A continuación, encontrará ejemplos de los tipos de situaciones en las que debemos estar especialmente atentos para asegurarnos de no tener ninguna conducta que podría violar este estándar o las normas especiales aplicables a contratos con el gobierno.

A. Registros de costos, estimaciones de precios y cargos por hora.

Tenemos la obligación de mantener y proporcionar al gobierno acceso a los registros contables y demás registros con el fin de permitir que el gobierno corrobore los pagos que nos hace por el trabajo realizado en los contratos existentes, y para ayudarlo a verificar nuestros cálculos de costos y precios en futuros contratos. Por lo tanto, debemos garantizar que se mantengan registros precisos y veraces y que los registros se conserven durante el período de tiempo que exigen las leyes aplicables y las disposiciones contractuales. Debemos cargar todos los costos y la mano de obra a la cuenta correspondiente, independientemente del estado del presupuesto para esa cuenta. Si no actúa correctamente, por ejemplo, carga los costos de mano de obra o materiales al contrato equivocado, carga el esfuerzo contractual a una cuenta indirecta o de gastos generales, falsifica tarjetas de tiempo o destruye o altera registros cuando no debe hacerlo, habrá incurrido en una violación de este estándar y de otros estándares establecidos en el Código de conducta, y será objeto de una gran variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despido, si correspondiese.

B. Datos sobre costos o precios.

Es posible que tengamos la obligación de presentar datos sobre costos o precios al gobierno o a los contratistas principales, y certificar que los datos son actuales, precisos y completos. Se trata de una obligación de divulgación afirmativa. Además, la definición de los “datos” que se deben divulgar es muy amplia e incluye no solo datos duros sino también las decisiones y estimaciones de la gerencia (basadas en datos verificables) que un buen hombre de negocios esperaría que tengan un efecto significativo en las negociaciones de precios.

Debemos seguir una política de divulgación total en las negociaciones para contratos o subcontrataciones con el gobierno. Si sus acciones dan lugar a la presentación de datos sobre costos o precios que no son actuales, precisos y completos a la fecha del acuerdo de precios, habrá incurrido en una violación de este y otros estándares establecidos en el Código de conducta, y será objeto de una gran variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despedido con justa causa, si correspondiese.

C. Costos no permitidos.

Podemos presentar propuestas para el reembolso de costos indirectos al gobierno, sea en virtud de contratos de reembolso de costos o como parte de las tasas de gastos generales. Se le podría requerir a usted (o a uno de sus compañeros de trabajo) que certifique su creencia de que una propuesta o presentación de costos no contiene costos “no permitidos” y, en particular, no contiene costos no permitidos por publicidad, relaciones públicas, donaciones, entretenimiento, multas y penalidades, grupos de presión, defensa de procedimientos de fraude y valor comercial. Debemos tener especial cuidado de asegurarnos de que estas propuestas estén destinadas al reembolso solo de aquellos costos indirectos que se encuentran claramente permitidos o respecto de los cuales estamos en posición de argumentar de buena fe que son costos permitidos. Si sus acciones dan lugar a la inclusión de costos claramente no permitidos en las propuestas de costos, habrá incurrido en violación de este y otros estándares establecidos en el Código de conducta, y será objeto de una gran variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despedido con justa causa, si correspondiese.

D. Control de calidad, pruebas y cumplimiento de especificaciones.

Muchas veces tenemos la obligación de certificar el cumplimiento de las especificaciones aplicables en materia de control de calidad y de los requisitos de prueba para nuestros productos y servicios. Debemos hacer todo lo que esté a nuestro alcance para asegurarnos de entregar productos y servicios que no solo cumplan con todos los requisitos contractuales aplicables, sino que también generen en el cliente el más elevado nivel de confianza en nuestros productos. Si no actúa correctamente, por ejemplo, entrega productos, componentes o servicios no conformes, no practica las pruebas o inspecciones requeridas, o manipula los procedimientos de las pruebas, los datos de las pruebas o los datos de desempeño contractual, habrá incurrido en violación de este y otros estándares establecidos en el Código de conducta, y será objeto de una gran variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despedido con justa causa, si correspondiese.

E. Certificación y manifestaciones.

Tal como lo ilustran los tres ejemplos anteriores, las contrataciones y subcontrataciones en proyectos del gobierno muchas veces requieren que la compañía presente diversas certificaciones. Estos contratos además suelen contener cláusulas en virtud de las cuales las compañía tiene la obligación de realizar manifestaciones afirmativas acerca de una variedad de temas además de las descritas anteriormente, como el cumplimiento de los programas socioeconómicos, las especificaciones contractuales, las leyes ambientales y diversas reglamentaciones en materia de compras.

Estas certificaciones y manifestaciones son temas serios. La compañía confía en la veracidad y precisión de la información que recibe de sus empleados cuando presenta estas certificaciones. Si sus acciones dan lugar a la presentación de una certificación o manifestación falsa a sabiendas en relación con un contrato con el gobierno, tanto usted como la compañía podrían ser objeto de acciones penales por realizar declaraciones falsas ante el gobierno. Por este motivo, debemos ejercer cuidado extremo para asegurarnos de que estas certificaciones y manifestaciones sean veraces y precisas antes de presentarlas al gobierno.

Por último, si bien algunos de los temas que se plantean a continuación se analizan en mayor detalle en otros estándares, debemos tener especial cuidado de asegurarnos de que la compañía cumpla plenamente con los siguientes estándares de conducta al contratar con el gobierno:

F. Gratificaciones.

Debemos asegurarnos de que no se les ofrezca a los empleados del gobierno, ni directa ni indirectamente, entretenimiento, gratificaciones u otros artículos, que incluyen transporte o comidas en reuniones comerciales, que esos empleados tengan prohibido recibir en virtud de la normativa aplicable del organismo al que pertenecen. Por consiguiente, los empleados de la compañía deben obtener autorización del departamento jurídico de la compañía antes de ofrecer o entregar cualquier objeto o servicio a un empleado del gobierno.

G. Sobornos.

Nunca debemos solicitar ni aceptar honorarios, comisiones, contraprestaciones, obsequios o gratificaciones de nuestros subcontratistas o proveedores, ni directa ni indirectamente, como recompensa o incentivo por un negocio con la compañía. Además, nunca debemos pagar ni ofrecer sobornos a ninguna persona. Asimismo, nunca debemos ofrecer ni entregar objetos de valor al personal de nuestros clientes en circunstancias que podrían generar incluso una apariencia de que estamos intentando inducir un trato preferencial o pagar una recompensa por hacer negocios con la compañía.

H. Información clasificada y datos confidenciales.

No se aceptará información clasificada de seguridad nacional, información sensible sobre compras (p. ej., presupuestos y criterios de evaluación) ni información de propiedad exclusiva de ninguna fuente, ni directa ni indirectamente, en circunstancias en las que existan motivos para sospechar que la divulgación no está autorizada. Asimismo, debemos asegurarnos de que toda la información que obtengamos sobre nuestros competidores se obtenga en cumplimiento de la ley y los estándares establecidos en el Código de conducta. No debemos solicitar ni obtener información confidencial sobre un competidor de cualquier manera que sea ilegal o requiera que una persona viole un acuerdo contractual, como un acuerdo de confidencialidad con un empleador anterior.

I. Antiguos empleados del gobierno.

Se aplican restricciones especiales a la contratación de antiguos empleados del gobierno y a las actividades de los antiguos empleados del gobierno contratados por la compañía como empleados o consultores. Se debe obtener autorización del departamento jurídico de la compañía antes de incluso mencionar un posible empleo a un actual empleado del gobierno, y antes de contratar a cualquier persona que solía ser un empleado del gobierno.

Estándar 8

Competir de forma ética y justa. Debemos tener especial cuidado de evitar emprender actividades anticompetitivas o prácticas comerciales desleales.

El compromiso sincero con el profesionalismo ético exige que llevemos a cabo nuestro negocio de una manera que ayude a mantener un mercado libre y competitivo para nuestros productos y servicios. Las actividades que restringen artificialmente un mercado competitivo son contrarias a esa filosofía y a las leyes federales que prohíben las actividades anticompetitivas. Por consiguiente, debemos asegurarnos de evitar emprender cualquier actividad que se considere que viola esas leyes.

Las actividades que podrían entrar en conflicto con ese objetivo incluyen hablar acerca de precios o relaciones con proveedores con un competidor, celebrar acuerdos para repartir el mercado para nuestros productos y servicios entre nosotros mismos y nuestros competidores, y celebrar acuerdos entre competidores para negarse a tratar con determinados proveedores en particular. Debemos estar especialmente atentos al asistir a reuniones, como por ejemplo, reuniones de agrupaciones empresariales, para evitar participar en conversaciones sobre temas inapropiados, como conversaciones acerca de precios, costos laborales, planes de marketing y temas similares. Si se encuentra en una situación de ese tipo, finalice la conversación de inmediato y, si corresponde, pida que se documente su negativa a participar en el acta de la reunión. Además debe informar ese incidente de forma inmediata al departamento jurídico de la compañía.

Asimismo, debemos asegurarnos de que toda la información que obtengamos sobre nuestros competidores se obtenga en cumplimiento de la ley y los estándares establecidos en el Código de conducta. No debemos solicitar ni obtener información confidencial sobre un competidor de cualquier manera que sea ilegal o requiera que una persona viole un acuerdo contractual, como un acuerdo de confidencialidad con un empleador anterior.

Por último, también debemos asegurarnos de que toda la información que proporcionamos a nuestros clientes y a la comunidad en general sobre nuestros productos y servicios sea veraz y precisa y no contenga información engañosa o confusa.

Estándar 9

Tratar las investigaciones gubernamentales como temas serios. Cooperaremos con todas las investigaciones y solicitudes razonables de información que realice el gobierno.

Ocasionalmente, se le podría pedir a la compañía que coopere con una investigación gubernamental o que responda a una solicitud de información del gobierno acerca de cómo desarrollamos nuestro negocio. La solicitud podría llegar a través de los canales oficiales del gobierno a la gerencia de la compañía, o bien, personal de un organismo de aplicación, como el Departamento Federal de Investigaciones (Federal Bureau of Investigation), la Oficina del Inspector General o el Departamento de Justicia, podría comunicarse con usted de forma individual.

Cuando la compañía reciba solicitudes oficiales de información o cooperación, le notificará cuáles son sus responsabilidades y funciones en relación con el suministro de esa información y cooperación. Si los investigadores del gobierno lo contactan de forma individual y le piden que solo usted se reúna con ellos para hablar acerca de actividades relacionadas con su empleo en la compañía, la compañía solicita que notifique de inmediato al departamento local y les informe que lo han contactado. Desde luego, la decisión de cooperar o no con la investigación depende de usted, y no recibirá ninguna recompensa, medida disciplinaria, penalidad ni otro tipo de represalia ya sea que decida cooperar o no hacerlo. Sin embargo, si decide hablar con los investigadores del gobierno, asegúrese de que todas sus respuestas a las preguntas sean veraces y precisas porque si no lo son, tanto usted como la compañía podrían ser objeto de acciones penales.

Si bien los empleados de la compañía tienen la libertad de cooperar de forma individual con los investigadores del gobierno, usted no puede proporcionar documentos o datos de la compañía en respuesta a una solicitud de información del gobierno sin antes obtener la autorización del departamento jurídico.

Estándar 10

Proteger los activos de la compañía. Los empleados de la compañía no deben utilizar los activos de la compañía para fines personales, a menos que reciban la previa aprobación de su supervisor para el caso específico.

En general, los activos de la compañía se deben utilizar solo para fines comerciales. Por este motivo, usted no puede utilizar los activos de la compañía para obtener un beneficio financiero personal no relacionado con el negocio de la compañía. Los activos de la compañía incluyen su tiempo, junto con artículos como suministros de oficina, computadoras, teléfonos, fotocopiadoras y software de computación.

El sistema de correo electrónico de la compañía es propiedad de la compañía y se debe utilizar solo a los fines del negocio de la compañía. Excepto por el uso personal casual que se permite en virtud de las circunstancias limitadas y las restricciones que se establecen en la política escrita de correo electrónico de la compañía, el sistema de correo electrónico no se debe utilizar para enviar mensajes de carácter personal, ni para cuestiones no relacionadas con el negocio de la compañía. Los empleados deben revisar y seguir las pautas específicas y los requisitos de la política escrita de correo electrónico de la compañía, con el fin de manejar las comunicaciones por correo electrónico de la misma manera profesional y respetuosa que todas las demás comunicaciones internas o externas entre los empleados y con los clientes y el público.

La compañía puede monitorear el uso que hagan los empleados del sistema de correo electrónico para corroborar que el uso sea en función “de lo necesario”, de conformidad con las leyes estatales y federales aplicables, y más específicamente conforme con lo estipulado en nuestra política de correo electrónico. Dicho monitoreo será realizado únicamente por personal autorizado de la compañía con el objeto de proteger los intereses comerciales legítimos de la compañía. Al utilizar el sistema de correo electrónico de la compañía, todos los empleados prestan su consentimiento para este monitoreo, a discreción de la compañía.

Estándar 11

No participar en actividades políticas indebidas. Debido a que la capacidad de la compañía de participar en actividades políticas se encuentra limitada por las leyes federales, estatales y locales, toda actividad política de la organización debe contar con la autorización del departamento jurídico de la compañía.

Como organización, las actividades políticas de la compañía se deben llevar a cabo de conformidad con la ley aplicable. Por consiguiente, los empleados de la compañía no deben utilizar los activos de la compañía para participar en actividades políticas sin la previa revisión y aprobación del departamento jurídico de la compañía.

Los empleados de la compañía tienen terminantemente prohibido incluir aportes políticos en sus cuentas de gastos, y no deben permitir que se utilicen los activos de la compañía para una causa política, un candidato o una campaña. Si bien tiene la libertad de participar en el proceso político durante su tiempo libre y asumiendo usted los gastos, si lo hace, debe dejar en claro que está hablando o actuando en su nombre. No debe llevar a cabo sus actividades de una manera que genere en otros la impresión de que está hablando en nombre de la compañía o de otro modo representa a la compañía.

Si su puesto en la compañía requiere que tenga contacto personal con entidades gubernamentales y funcionarios públicos en nombre de la compañía, asegúrese de conocer y comprender todas las reglamentaciones aplicables a esos contactos. Si tiene preguntas sobre su actuación, póngase en contacto con el departamento jurídico antes de actuar.

Estándar 12

Reconocer que el activo más importante y más valioso de la compañía es su plantilla laboral. La compañía ha asumido el compromiso de mantener un entorno de trabajo profesional y seguro para todos sus empleados, y de garantizar que todos los empleados sean tratados con justicia, dignidad y respeto.

A. Principios generales

Con el fin de cumplir con este estándar, debemos respetar todas las reglamentaciones y normas del gobierno que fomentan la protección de la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, y tomar precauciones razonables para protegernos a nosotros mismos y a nuestros compañeros de trabajo de los peligros que puedan existir en el lugar de trabajo. Debemos además cumplir con todas las leyes, reglamentaciones y políticas relativas a la prohibición de discriminación en todas nuestras interacciones con el personal, que incluyen la selección del personal, la contratación, la remuneración, las evaluaciones, las transferencias, los ascensos, las acciones correctivas, las medidas disciplinarias, los despidos y las reducciones de personal.

B. Acoso

Los empleados de la compañía deben tener la posibilidad de trabajar en un entorno libre de acoso y burla. El acoso puede comprender comentarios ofensivos basados en las diversas características o los diversos trasfondos culturales de nuestros compañeros de trabajo, chistes degradantes o humillantes, e insultos o intimación en cualquiera de sus formas. El acoso sexual incluye avances sexuales inoportunos o solicitudes de favores sexuales en relación con decisiones de trabajo, o conducta verbal o física de naturaleza sexual que interfiere con el desempeño laboral de un empleado o crea un entorno de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo.

En su máxima expresión, el acoso también puede incluir violencia en el lugar de trabajo, como amenazas de violencia o violencia contra compañeros de trabajo o la compañía, o comportamiento “acosador” por parte de empleados de la compañía o dirigido a empleados de la compañía. Por este motivo, los empleados de la compañía tienen prohibido ingresar al establecimiento de la compañía con armas de fuego, armas, explosivos u otros materiales peligrosos, o tener estos materiales en su poder dentro del establecimiento de la compañía.

La compañía prohíbe terminantemente el acoso de cualquier tipo. Si es víctima de acoso, o es testigo de cualquier forma de acoso, debe informar de inmediato el incidente a su supervisor y al oficial de cumplimiento. Los empleados que violen este estándar serán objeto de una amplia variedad de sanciones disciplinarias, que podrán incluir el despedido, si correspondiese.

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